วิธีคำนวณ OT ให้ถูกต้อง อัตรา 1.5 2 และ 3 เท่า ต่างกันตรงไหน

เกือบทุกบริษัทรู้ว่า OT คิด 1.5 เท่า แต่พอเจอกรณีทำงานวันอาทิตย์ หรือทำงานวันหยุดนักขัตฤกษ์แล้วอยู่ต่อจนดึก ตัวเลขก็เริ่มไม่ตรงกันระหว่าง HR กับพนักงาน สาเหตุแทบทั้งหมดมาจากการแยกไม่ออกระหว่างสามอย่างที่กฎหมายเรียกคนละชื่อ คือ ค่าล่วงเวลา, ค่าทำงานในวันหยุด และ ค่าล่วงเวลาในวันหยุด

บทความนี้แยกทั้งสามอย่างให้ชัด พร้อมสูตรหาค่าจ้างต่อชั่วโมง และตัวอย่างคำนวณจริงทั้งพนักงานรายเดือนและรายวัน

สามอัตราที่ต้องแยกให้ออก

จุดที่คนพลาดบ่อยที่สุดคือแถวที่สองกับสาม หลายบริษัทคิดว่าทำงานวันหยุดต้องได้ 3 เท่าเสมอ ซึ่งไม่ใช่ครับ 3 เท่าใช้กับชั่วโมงที่เกินเวลาทำงานปกติในวันหยุดเท่านั้น ส่วน 8 ชั่วโมงแรกของวันหยุดยังเป็นค่าทำงานในวันหยุด ซึ่งอัตราต่างกันระหว่างลูกจ้างรายเดือนกับรายวัน

ทำไมรายเดือนกับรายวันได้ไม่เท่ากัน

เพราะลูกจ้างรายเดือนได้รับค่าจ้างในวันหยุดอยู่แล้วโดยไม่ต้องมาทำงาน เมื่อมาทำงานจึงได้ เพิ่มอีก 1 เท่า รวมแล้วเท่ากับได้ 2 เท่าในทางปฏิบัติ ส่วนลูกจ้างรายวันไม่มีค่าจ้างในวันหยุดตั้งแต่แรก จึงได้ 2 เท่า เต็ม ๆ ผลลัพธ์ปลายทางจึงใกล้เคียงกัน แต่ที่มาของตัวเลขคนละทาง ถ้าตั้งสูตรผิดจะพลาดเฉพาะกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง

หาค่าจ้างต่อชั่วโมงก่อน

ทุกอัตราข้างบนคูณจากค่าจ้างต่อชั่วโมง จึงต้องหาตัวเลขนี้ให้ถูกก่อน

ลูกจ้างรายเดือน ให้เอาค่าจ้างรายเดือนหารด้วย 30 แล้วหารด้วยจำนวนชั่วโมงทำงานปกติต่อวันอีกที

• ค่าจ้างต่อชั่วโมง = เงินเดือน ÷ 30 ÷ ชั่วโมงทำงานปกติต่อวัน
• ตัวอย่าง เงินเดือน 15,000 บาท ทำงานวันละ 8 ชั่วโมง
• 15,000 ÷ 30 = 500 บาทต่อวัน
• 500 ÷ 8 = 62.50 บาทต่อชั่วโมง

สังเกตว่าหารด้วย 30 ไม่ใช่จำนวนวันทำงานจริงในเดือนนั้น นี่เป็นจุดที่คำนวณกันผิดบ่อยมาก บางบริษัทหารด้วย 22 วันทำงาน ซึ่งทำให้ค่าจ้างต่อชั่วโมงสูงเกินจริงและจ่าย OT เกินไปทุกเดือน

ลูกจ้างรายวัน ง่ายกว่า เอาค่าจ้างต่อวันหารด้วยชั่วโมงทำงานปกติต่อวัน เช่น วันละ 400 บาท ทำงาน 8 ชั่วโมง จะได้ 50 บาทต่อชั่วโมง

ตัวอย่างคำนวณ พนักงานรายเดือน

สมมติพนักงานเงินเดือน 15,000 บาท ทำงานจันทร์ถึงศุกร์ วันละ 8 ชั่วโมง ค่าจ้างต่อชั่วโมงคือ 62.50 บาท ในเดือนนี้ทำงานเพิ่มดังนี้

1. อยู่ต่อวันธรรมดา 2 ชั่วโมง
   62.50 × 1.5 × 2 = 187.50 บาท
2. มาทำงานวันอาทิตย์ 8 ชั่วโมง (วันหยุดประจำสัปดาห์)
   เป็นลูกจ้างรายเดือน จึงได้เพิ่มอีก 1 เท่า
   62.50 × 1 × 8 = 500 บาท
3. วันอาทิตย์นั้นอยู่ต่ออีก 2 ชั่วโมง
   ส่วนที่เกินเวลาทำงานปกติในวันหยุด คิด 3 เท่า
   62.50 × 3 × 2 = 375 บาท

รวมที่ต้องจ่ายเพิ่มในเดือนนี้ 187.50 + 500 + 375 = 1,062.50 บาท

ตัวอย่างคำนวณ พนักงานรายวัน

พนักงานรายวัน 400 บาทต่อวัน ทำงาน 8 ชั่วโมง ค่าจ้างต่อชั่วโมงคือ 50 บาท

1. อยู่ต่อวันธรรมดา 3 ชั่วโมง
   50 × 1.5 × 3 = 225 บาท
2. มาทำงานวันหยุด 8 ชั่วโมง
   เป็นลูกจ้างรายวันซึ่งไม่ได้รับค่าจ้างในวันหยุดอยู่แล้ว จึงคิด 2 เท่า
   50 × 2 × 8 = 800 บาท

รวม 225 + 800 = 1,025 บาท ที่ต้องจ่ายเพิ่มจากค่าจ้างตามวันทำงานปกติ

อยากลองใส่ตัวเลขของบริษัทตัวเองดู ใช้ เครื่องคำนวณ OT ฟรี ของเราได้เลย ไม่ต้องสมัครสมาชิก

เพดานชั่วโมงที่ห้ามเกิน

การคิดเงินถูกอย่างเดียวไม่พอ ถ้าให้ทำงานเกินเพดานก็ยังผิดอยู่ดี ข้อกำหนดหลักที่ต้องคุมมีดังนี้

• เวลาทำงานปกติไม่เกิน 8 ชั่วโมงต่อวัน และไม่เกิน 48 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ สำหรับงานทั่วไป
• ค่าล่วงเวลาและการทำงานในวันหยุด รวมกันแล้วต้องไม่เกิน 36 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
• การทำงานล่วงเวลาต้อง ได้รับความยินยอมจากลูกจ้างก่อน ยกเว้นงานที่มีลักษณะต้องทำต่อเนื่องหรือกรณีฉุกเฉิน

ข้อสุดท้ายสำคัญกว่าที่หลายคนคิด การสั่ง OT โดยไม่มีการยินยอมและไม่มีหลักฐานการอนุมัติ คือจุดอ่อนที่สุดเวลามีข้อพิพาท เพราะบริษัทพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครอนุมัติให้ทำ

ข้อผิดพลาดที่ทำให้จ่ายผิดทุกเดือน

1. หารเงินเดือนด้วยจำนวนวันทำงานจริงแทนที่จะหารด้วย 30 ทำให้ค่าจ้างต่อชั่วโมงสูงเกินจริง
2. คิดวันหยุดเป็น 3 เท่าทั้งวัน ทั้งที่ 3 เท่าใช้เฉพาะชั่วโมงที่เกินเวลาทำงานปกติ
3. ใช้อัตราเดียวกันทั้งพนักงานรายเดือนและรายวัน ในกรณีทำงานวันหยุด ซึ่งกฎหมายกำหนดคนละแบบ
4. จ่าย OT เหมาเป็นก้อน เช่น เหมาเดือนละ 2,000 บาท โดยไม่ดูชั่วโมงจริง วิธีนี้เสี่ยงเมื่อชั่วโมงจริงคำนวณแล้วได้มากกว่าที่เหมาไว้
5. ไม่มีบันทึกเวลาเข้าออกที่เชื่อถือได้ ทำให้เถียงกันเรื่องจำนวนชั่วโมงทุกสิ้นเดือน

ให้ระบบคิดแทน จะไม่พลาดซ้ำเดิม

สูตรพวกนี้ไม่ยาก แต่ความผิดพลาดเกิดจากการที่คนคำนวณต้องจำเงื่อนไขหลายชั้นพร้อมกัน ทั้งประเภทวัน ประเภทการจ้าง และชั่วโมงที่เกินเวลาปกติ พอทำมือทุกเดือนกับพนักงานหลายสิบคน โอกาสพลาดจึงสูงมาก

ระบบ OT ของ ProHRSoft ให้ตั้งตัวคูณของแต่ละประเภทวันไว้ครั้งเดียว พนักงานบันทึกชั่วโมงจากแอป หัวหน้าอนุมัติก่อนจึงจะเข้าสู่การคำนวณ แล้วระบบเลือกอัตราให้ตรงกับประเภทวันเอง ก่อนรวมยอดเข้าสลิปเงินเดือนของรอบเดียวกัน และเพราะชั่วโมงมาจากการลงเวลาด้วย GPS ที่พนักงานกดเอง จึงตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าตัวเลขมาจากไหน

คำถามที่พบบ่อย

พนักงานระดับหัวหน้าได้ OT ไหม

ลูกจ้างซึ่งมีอำนาจหน้าที่ทำการแทนนายจ้างในเรื่องการจ้าง การให้บำเหน็จ หรือการเลิกจ้าง มีข้อยกเว้นเรื่องค่าล่วงเวลาตามที่กฎหมายกำหนดไว้ แต่การจะเข้าข้อยกเว้นนี้ดูที่อำนาจหน้าที่จริง ไม่ใช่ชื่อตำแหน่ง การตั้งชื่อตำแหน่งว่าผู้จัดการ เพื่อเลี่ยงจ่าย OT จึงไม่ได้ผลและมีความเสี่ยง กรณีก้ำกึ่งควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

ตกลงเหมาจ่าย OT รายเดือนได้ไหม

ในทางปฏิบัติมีการทำกันอยู่ แต่ต้องระวังว่าเมื่อคำนวณตามชั่วโมงจริงแล้ว ลูกจ้างต้องไม่ได้รับน้อยกว่าที่กฎหมายกำหนด ถ้าเดือนไหนชั่วโมงจริงคิดแล้วเกินยอดเหมา นายจ้างยังมีหน้าที่จ่ายส่วนต่าง การเหมาจ่ายจึงไม่ได้ตัดภาระการบันทึกชั่วโมงจริงออกไป

ทำงานวันหยุดแค่ครึ่งวันคิดยังไง

คิดตามชั่วโมงที่ทำจริง เช่น ลูกจ้างรายวัน 400 บาท ทำงานวันหยุด 4 ชั่วโมง จะได้ 50 × 2 × 4 = 400 บาท ไม่ได้เหมาเป็นทั้งวัน

ค่าอาหารหรือค่าเดินทางเอามารวมคำนวณ OT ด้วยไหม

ขึ้นอยู่กับว่าเงินนั้นเข้านิยามค่าจ้างหรือไม่ เงินที่จ่ายเป็นสวัสดิการโดยแท้ เช่น ค่าอาหารตามจำนวนที่จ่ายจริง มักไม่ถือเป็นค่าจ้าง แต่เงินที่จ่ายประจำแน่นอนทุกเดือน เท่ากันทุกคนโดยไม่ผูกกับค่าใช้จ่ายจริง อาจถูกตีความว่าเป็นค่าจ้างและต้องนำมารวมฐานคำนวณ จุดนี้ตีความต่างกันได้ตามข้อเท็จจริง ควรตรวจสอบเป็นรายกรณี